Hvis du gjennomfører de 4 tipsene nedenfor, skaper du en bedre arbeidshverdag for deg selv og for de du jobber med, både i ditt eget firma og andre du jobber med. Jeg er sikker på at Norge kan bli et mer effektivt land hvis flere følger disse 4 tipsene.
Ikke gå i møter uten agenda
Den største tidstyven i norske firmaer er møter! Statistikken viser at en typisk arbeidstaker deltar i over 60(!) møter hver måned. Forskning indikerer at over 50% av møtetiden er bortkastet tid. Hvis hvert møte varer i ca. 1 time, så kaster man bort 30 timer HVER måned på uproduktive møter.
Det er ingen skam å be om å få agenda tilsendt før møtet. Det viser at du er interessert, engasjert, og at du ønsker å stille godt forberedt!
Start med å bruke møtebudene nedenfor når du selv innkaller til møter og du vil erfare at folk setter pris på det og etterhvert sprer atferden seg til resten av organisasjonen. For å få dette raskt gjennomført, besøk toppsjefen i firmaet ditt og foreslå at møtebudene nedenfor henges opp i alle møterom i bedriften med sjefens signatur.
Møtebud
- Send ut agenda på forhånd slik at alle kommer forberedt.
- Skriv ned mål med møtet.
- Sørg for at alle vet hvorfor de deltar.
- Start på avtalt tidspunkt.
- Skru av mobiltelefoner/pc’er (med mindre du er gravid, har syke barn eller er midt i budgivning).
- Hold deg til saken.
- (Synsing bør backes opp med fakta, erfaring, data, kreativitet, innovasjon….)
- Slutt på avtalt tidspunkt
- Send ut skriftlig møtesammendrag med aksjonspunkter etter møtet
- Rydd etter dere
Les mer i Businessweek eller på effectivemeetings.com
Send ut skriftlig møtesammendrag med aksjonspunkter etter møtet
Les mer i Businessweek eller på effectivemeetings.com
Ikke sløs bort tid på e-post
Å la seg styre av e-postboksen er farlig. Da ender du opp med å prioritere sist innkommende e-post istedenfor å fokusere aktiviteter som har høy verdi for firmaet(og/eller deg selv). E-post er i likhet med møter en av de største tidstyvene i norske firmaer. For å bli effektiv med e-post kreves det at alle som sender e-post skjerper seg! Begynn med deg selv, så følger andre etter.
Her er noen grunnregler:
E-postbud:
- Emnefeltet bør være et sammendrag av selve e-posten slik at leseren raskt kan avgjøre om den er relevant for dem.
- Vær tydelig på hva du ønsker at leseren skal gjøre.
- Sett leseren raskt inn i sammenhengen av e-posten.
- Ikke bruk CC-feltet! (det finnes noen unntak, men stort sett stjeler du andres tid)
- Unngå for mange budskap i en e-post
- Ikke ha diskusjoner med mange via e-post(bruk heller Basecamp eller en annen samhandlingstjeneste til å diskutere temaer)
- Lag videoer på screentoaster og forklar ting istedenfor å skrive lange e-postforklaringer (lyd og bilde er vanskeligere å misforstå. Det trenger ikke ta lengre tid å lage en video enn å skrive en e-post)
Les mer om effektiv eposthåndtering her (mye inspirasjon her hentet herfra)
Tre om dagen
I en travel hverdag hender det at man er så opptatt med å løse «diverse oppgaver» at man glemmer å ta hånd om viktige oppgaver. En god øvelse er å skrive ned 3 konkrete og viktige oppgaver som du skal utføre i løpet av dagen. På slutten av dagen går du igjennom listen og ser om du har gjennomført det du planla.
Oppgavene du skriver ned kan gjerne være enkle å utføre til å begynne med, og bli mer komplekse etterhvert som du viser deg selv at du klarer enkle oppgaver hver dag.
Poenget er at du skal få en følelse av mestring og selvstyring på enkle oppgaver. Etterhvert som du lykkes, vil du oppleve at du får gjort stadig mer. Du vil også føle at du blir stadig mer motivert til å ta tak i stadig større oppgaver. Hvis du er usikker på om du arbeider med de riktige tingene, kan du gjennomgå dagslisten med sjefen eller noen du jobber sammen med. Men begynn i det små!
Hverdagsbud:
- Skriv ned 3 konkrete oppgaver du skal løse i løpet av dagen (ikke vær for ambisiøs, men heller ikke for basic. Begynn med mindre oppgaver og utvid etterhvert)
- Marker oppgavene som «ferdige» etterhvert som du fullfører oppgavene
- Gå igjennom listen mot slutten av dagen og se hva du fikk gjort
Hvis du klarer å utføre 4 konkrete oppgaver hver dag i en 3 måneders periode, så vil du ha utført 180 konkrete oppgaver. Tenk hvis du fikk hele firmaet ditt til å gjøre dette? Tenk hvis alle statlige ansatte i Norge gjorde dette? Da hadde Norge blitt et mer effektivt land.
Ikke undervurder blogging
Mange hevder at de ikke har tid til å blogge og/eller at blogging er bortkastet tid. Blogging er en fin måte å dele kunnskap, forbedre egne skriveferdigheter og komme i kontakt med andre. Men det var først da jeg så videoen nedenfor at jeg forsto hvorfor jeg blogger:
Hvis du likte innlegget, del på Facebook eller Retweet det. Kanskje arbeidshverdagen din blir bedre av det?
Ps. Dette innlegget er en del av Stammen bokprosjektet.
Jeg syns det er greit å bryte e-post bud #4. Syns ikke det er noe i veien for å inkludere andre i budskapet. Veien til himmelen er via informasjon. 🙂
Jeg lever etter regelen: «Ikke ta aksjon på mail hvor du ikke er med i til-feltet, eller nevnt spesifikt i mailen at du skal svare på noe.»
Viktigere leveregler, i min bok:
1. Klipp ut all unødvendig tekst. Inkluder kun det som er relevant for svaret ditt.
2. Slett alle signaturer i svar-mailer.
3. Svar kun på toppen av mailen i ytterst få tilfeller. Svar skal stå i kontekst med spørsmålet.
Email tar ikke så lang tid da…
-r-
Takker. Problemet med CC på e-mail er at byrden med å kopiere inn andre er på mottakeren, ikke på avsenderen. Det koster nesten ingenting for avsender å legge til et par ekstra navn i CC-feltet, men det tar mye tid for mottakeren å sette seg inn budskapet.
Jeg forsøker også å leve etter regelen din:)
Dette med signatur-removal synder jeg på en del. Jeg tror det er en setting i Gmail og exchange som fjerner signaturen, men jeg har vært for slapp til å fjerne den.
Har du noen gode tips i forhold til dette med kontekst? Jeg har brukt andre farger og bold, men det finnes kanskje bedre måter?