The Pomodoro technique

Hva er The Pomodoro Technique?

The Pomodoro Technique kan læres på under ett minutt:

  1. Finn en stoppeklokke – gjerne en fysisk kjøkkenklokke
  2. Still klokka på 25 minutter
  3. Begynn å jobbe
  4. Når klokka ringer tar du 5 minutter pause
  5. Etter fire runder med 25+5 minutters sesjoner tar du en litt lengre pause

Det er flere fordeler ved å jobbe etter denne oppskriften. Når du har «en pomodoro» (altså en 25 minutters arbeidsøkt) er det full fokus som gjelder. Det betyr ingen mail, ingen Twitter, ikke noe chat rundt vanndunken på kontoret osv. 25 minutter med absolutt konsentrasjon. Hvis du er noe som meg så vil du oppleve at et så enkelt regelsett som det over kan være nok til å rydde slike distraksjoner (som vi selv ofte er ansvarlige for) av banen.

Metodikken kan også hjelpe deg med eksterne forstyrrelser. Dersom du jobber i et åpent landskap hvor det er mange mennesker og «en dynamisk» hverdag er du sikkert vant til å både i tide og utide få spørsmål og nye oppgaver fra kollegaer, sjefen og andre som vrimler i ditt arbeidsmiljø. Det er alltid hyggelig å kunne hjelpe en kollega, og man skal selvsagt gjøre jobben sin. Desverre er en hverdag som dette ofte svært hemmende på produktiviteten. Ihvertfall om du jobber som utvikler, eller har andre oppgaver som krever lengre perioder med konsentrasjon for å komme skikkelig «i sonen».

Ved å organisere seg rundt noe ala The Pomodoro Technique har man en «unnskyldning» for ikke å konstant forholde seg til eksterne forstyrrelser. 99% av hendendelser man får i løpet av en arbeidsdag – også de som folk opplever som hastesaker – kan vente i opptil 25 minutter/2 timer (fire runder med 25+5 minutter). Det betyr at du kan forklare dine kollegaer at «jeg jobber etter dette skjemaet, vennligst ikke gi meg nye arbeidsoppgaver eller introduser meg for nye problemstillinger når jeg først er igang med en annen oppgave». De aller fleste vil ha full forståelse for dette: Din arbeidsdag blir bedre fordi du lettere kan konsentrere deg og være i sonen, samtidig som dine kollegaer vil sette pris på å få din fulle oppmerksomhet når de først får den.

The Pomodoro Technique = enmanns-scrum

Mange vil sikkert trekke paralleller fra beskrivelsen over til Scrum. Og det er slettes ingen dum sammenligning. Pomodoro er en slags enmanns-scrum. Det vises også i den offisielle websiden (og boka) sin forklaring av metodikken: Start med å skrive ned oppgaver du trenger å få gjort på et ark. Dersom oppgavene ikke kan fullføres innen ca 4 timer, bryt dem opp i mindre oppgaver. Dersom de tar mindre enn en halvtime å fullføre, se om du kan slå dem sammen med andre småoppgaver slik at de tar minst en halvtime.

Før hver pomodoro kikker du på arket ditt og velger en oppgave du skal jobbe på. Når klokka ringer setter du en strek ved oppgaven. Om oppgaven er ferdig krysser du den ut. Noen dager, uker eller måneder senere vil du ha et fantastisk underlag for å lære litt om hvordan du jobber – hvilke ting tar deg lang tid? Hvilke ting tar kort tid? Kan disse strekene brukes for å bli flinkere til å estimere?

Pausene

Når man setter igang å jobbe på en pomodoro finner man ofte raskt konsentrasjonen. Så godt finner man ofte konsentrasjonen at det er fristende å fortsette selvom klokka ringer etter 25 minutter. Denne fristelsen må man ikke falle for – om kun 5 minutter kan du fortsette.

Hensikten med denne lille pausen er å holde konsentrasjonen din på et høyt nivå over tid. Det er nemlig sånn at hjernen vår ikke er i stand til å holde maks fokus over svært lange perioder. Den kan konsentrere seg lengre enn 25 minutter – helt sikkert – men ved å legge inn små pauser i disse intervallene gir man hjernen små pustepauser som er positivt for konsentrasjonen på lengre sikt.

Det er viktig at pausene ikke brukes til annet hjernearbeid. Du skal ha en liten pause, men ikke forlate det du jobber med helt. Det aller beste du kan gjøre i de små pausene er å ta en tur på do, hente deg en kaffe og strekke litt på armene. Få blodsirkulasjonen igang og få unna småtingene på en gang. Twitter og e-post kan du sjekke etter fire pomodoros når du har en lengre pause.

Erfaringer fra noen konkrete settinger

Siden før sommeren har jeg jobbet etter denne teknikken i flere forskjellige settinger for å lære den litt å kjenne. Jeg merket veldig fort (allerede den første dagen) at konsentrasjonen ble langt mer skjerpet. Dette hjalp meg å komme raskere i sonen, med den følgen at jeg ofte ikke hadde lyst til å gi meg når 25 minutter var brukt opp, som nevnt over. Jeg brukte en applikasjon som timer, og den tok opp et vindu på skjermen når det var på tide med pause som ga meg noen øvelser – strekk ut armene, tren øya osv. Selvom det ofte var litt irriterende prøvde jeg så godt jeg kunne å holde meg til klokka. Utover dagen erfarte jeg at små pauser tidlig på dagen holdt meg mer skjerpet.

Tomater og solo-programmering på kundeprosjekt

Jeg gjorde ett prosjekt før sommeren der jeg skulle sette opp en Rails-applikasjon alene. Og da mener jeg alene. Ingen designer, ingen å sparre med. Kun en detaljert spekk (dette var en revitalisering av en eksisterende applikasjon for internt bruk), meg og tomatene. Et ypperlig prosjekt å starte med pomodoros, ettersom de eksterne forstyrrelsene er garantert å være ganske små i et sånt prosjekt.

Mens jeg jobbet med dette prosjektet hadde jeg en yoyo (jojo?) liggende på pulten. Denne, vann og kaffe hjalp meg å fylle de små pausene. Det morsomme med yoyoen er at man gjerne fokuserer litt på hva man holder på med (for å unngå å knuse skap og glass osv) samtidig som den krever lite hjerneaktivitet.

Personlig har jeg aller flest «indre forstyrrelser», altså at jeg avbryter meg selv – gjerne ved å surfe på nett, når jeg jobber alene på prosjekter. Dette til tross for at jeg liker å jobbe alene på prosjekter. En enkel timer var alt som skulle til for å nesten fullstendig fjerne all distraksjon, og jeg gjennomførte prosjektet på en – for meg – svært tilfredsstillende måte.

Tomater i et team i en stor og busy bedrift

Jeg jobber også stadig vekk i større prosjekter hvor man er omgitt av langt flere mennesker, det er mange som har meninger og ønsker om det man jobber med, og hvor forespørsler kommer i svært lite ordnede former. I det aktuelle prosjektet jobbet jeg i team med tre andre, men omgitt av mange flere mennesker. I en slik setting fungerte også timeren og 5 minutterspausene veldig godt.

En av kollegaene mine tok også i bruk teknikken samtidig. Vi samkjørte oss og endte opp med å forstyrre hverandre mindre ved at vi tok de små diskusjonene på bedre egnet tidspunkt enn bare akkurat når man føler for det.

Tomater til skriving

På fritiden jobber jeg for tiden med å skrive en bok. Dette er også arbeid som krever høy konsentrasjon, selvom det å skrive ned en liste over oppgaver som skal gjøres er vanskeligere enn når man programmerer. Dette til tross, 25+5 minutter er en god teknikk for å holde konsentrasjonen over lengre tid også når man skriver. Det har ikke noe å si hva det er man skriver – om det er en bok, en artikkel eller et blogginnlegg.

En svært positiv effekt av 25+5 minutter under skriving er at du sjelden roter deg lengre bort enn 25 minutter. Hvis du er i ferd med å skrive deg ut på vidda, eller programmere deg inn i et hjørne, vil du ofte oppdage det etter å sett bort i fem minutter, og vil dermed være i stand til å avbryte den nttesløse aktiviteten før du sitter omringet av fersk maling i hjørnet på et digert rom.

«Timeboxing» og teknikker ala The Pomodoro Technique kan være svært gunstige for produktiviteten, noe jeg selv har erfart. Det som er så fint med tomatene er at teknikken har svært få regler, og er ikke komplisert å sette seg inn i. I tillegg er det helt åpent for å tilpasse sine egne vaner. Om du etter en stund finner at 25 minutter er for kort for deg kan du jobbe i 40 minutter før du tar en liten pause. Tilpass til din verden!

Kom igang

Noen flere der ute som har prøvd seg på lignende teknikker? Hva er deres erfaringer?